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            如何做好紙質檔案數字化掃描工作(上)

            隨著社會信息化的飛速發展,大量信息以數字形式呈現,存儲和傳輸。檔案是國家的重要信息資源。數字檔案資源系統的建立,是適應時代發展要求,滿足各個領域廣泛需求的檔案工作的有力體現。

             

            紙質檔案的數字化主要是指使用專用設備(例如文件掃描儀)對紙質檔案進行處理,需要一頁一頁一頁,一年又一年的有序處理。在此,紙質文件的數字處理分為三個階段:掃描之前,掃描期間和掃描之后。導言分階段進行,并提出了一些具體的工作建議。

             

            (1)加工前的掃描階段

             

            此階段是數字工作開始之前的準備階段。這是工作的初始和關鍵階段。此階段的工作一旦完成,將為以后的工作打下良好的基礎。準備的內容包括準備紙質文件,準備基礎設施,準備人員以及改進相應的管理系統。

             

            1.準備紙質檔案。許多檔案管理員具有強烈的工作熱情和責任感,并希望盡快完成工作。這種想法是好的,但不能盲目地推進。在紙文件尚未準備好之前,請勿進入下一個階段。檔案的組織規則應在完成標準化的檔案和組織后執行。如果紙張檔案不合格,則進行數字掃描。一旦需要重新調整紙質檔案,將不可避免地影響相應數字檔案的調整。文件組織者必須能夠在每個階段掌握文件組織規則。組織工作包括確定歸檔和非歸檔,確定存儲期限,正確排序文檔頁面,在正確位置進行正確頁面編號,根據文件組織計劃對檔案進行排序以及涵蓋的每個部分準確填寫檔案章節,全年對檔案進行分類,并確保要進行數字處理的檔案是完整,完整,真實,準確和標準化的。同時,應注意,某些檔案需要刪除裝訂,修剪頁面并修復褪色。只有更改或損壞文件之類的工作才能進行數字處理。

             

            2.基礎設施的準備。紙質檔案的數字化需要相應的設備和地點。數字處理站點應具有足夠的空間和合理的布局。如果可能,它可以配備防火系統和安全系統,例如訪問控制,防盜和視頻監控。數字處理設備需要計算機,文件掃描儀,記錄器和存儲介質(例如磁帶,磁盤,CD等)。條件單元可以配備服務器,備份設備,數碼相機等,并且數字處理還需要相應的軟件系統支持,例如操作系統,文件管理軟件,掃描程序,刻錄軟件,備份軟件,病毒檢測軟件等,以確保數字處理的安全性。

             

            3.人員準備。文件數字化處理人員需要具有一定的計算機知識和文件管理知識。檔案工作人員應積極向單位領導匯報工作進度和需要,制定良好的工作計劃,確定工作形式(獨立處理或業務外包),制定實施計劃,建立檔案數字化工作領導小組。人員要求責任堅強,細致,細致,能夠嚴格控制質量,并實施數字處理的全過程管理。

             

            4. 完善管理制度?茖W,規范,可行的工作制度可以保證這項工作的順利有序進行。紙質檔案的數字處理涉及職位,場所,設備,數據和文件實體。要做好這項工作,應該從以下幾個方面著手制定相應的制度,如《檔案數字化管理辦法》,《數字化工作流程》,《檔案信息保密管理制度》,《檔案詳細規定》等。接受“數字檔案”,“數字工作系統”和“設備管理系統”等。嚴格執行工作流程,以確保文件的安全性和工作的有機聯系。

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