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            详细内容

            信息化時代下保存紙質檔案的重要性

            檔案是珍貴的歷史記錄,由于歷史原因形成了以紙質作為主要載體的記錄方式。隨著計算機技術的發展,電子檔案是使用范圍越來越廣,但是紙質檔案的在信息化時代下仍具有它獨特的作用和意義,檔案管理對信息化時代下的紙質檔案材料的價值加以闡釋。


            檔案的真實性

            檔案生命力基本的體現就在于檔案的原始證據和法律憑證作用兩大方面。受到紙質檔案的載體的影響,如果更改檔案信息,就會留下痕跡,紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔案信息化管理過程中,因為真實性在電子檔案中難以確定,對于那些比較重要的文件檔案,若利用電子文檔,就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網絡環境下,面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現實情況,這種做法對于有效保存和發揮紙質檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。


            檔案的信息安全性

            因為計算機軟硬件系統及信息存儲的本身就有缺陷和不足,與紙質檔案比較起來,電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱,也就比傳統紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統的紙質檔案中,且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環境下的電子檔案的安全可靠,不僅需要開發和應用諸多類型的信息安全與技術手段,紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。


            利用價值

            因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲,就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環境等因素影響,與紙質實體檔案相比,有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環境,對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說,為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環境,則其有著可以超過百年甚至千年以上的長期壽命。

            在檔案信息化管理的過程中,檔案管理人員要認識到檔案管理的重要性,重視紙質檔案的存在,充分了解紙質檔案對于檔案管理的意義,明白其真實可靠性以及穩定性是電子檔案所不能替代的。雖然檔案的信息化管理提高了電子檔案的利用率,但是在信息化轉變的過程中,檔案管理人員要充分發揮電子檔案以及紙質檔案的優勢,將二者互補,只有共同發展,才能確保檔案利用得到最佳效果。


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